四、 注意与各部门联络及配合 在做促销计划时，主要的策划人物常常为餐馆饮部门专门负责企划的人员 也可能就是举办美食活动餐厅的经理，如果范围扩大到餐饮配合客房，或客房配合餐饮的话，可能负责企划的单位会慢慢转移至饭店的行销部门。由上节介绍的餐厅组织体制中可看出，饭店的分工与专业是很细微的，但是无论是单一的餐饮活动，或是包含客房，甚至包含游憩（休闲饭店）的活动均为饭店整体的活动策划时需要相关部门的沟通与协助，执行时需要每一个部门员工的努力一配合。 试想，当一位客人看到报纸上的餐饮美食广告。打电话去订座时，常由饭店的总机来转接，所以总机服务人员就必须知道哪一个餐厅将有哪些美食活动，当顾客走至饭店门口，由门房开门，门房必须知道何美食，才可指引顾客正确的路径。所以，各部门每一个员工的密切联络及合作是非常重要的。

五、 撰写信稿 餐厅促销活动亦包括撰写新闻稿促销信等文案。 文案由公关部的撰稿人员来撰写，英日文有另外的翻译员，从事文案的创造。各撰稿人平时应对人、物多加观察，同时必须非常了解每一次要促销塑造的产品，找寻相关的资料来辅助，同时还要考虑到不同的产品与客层，才能写出适合的作品引起读者的共鸣。 当前文案的写作方向为：重视个人的差异、多元化共荣共存、强调魅力、回归自然及环保意识、国际界限模糊、公益活动增加、解除各种压力、电脑普及及运用高科技、单亲家庭增加单身贵族市场、中老年市场，除了考虑财富之外还有尊严等。

1． 新闻稿 向新闻部门提供有新闻性的事件：如美食节、贵宾来临等。下面是我国台湾地区一家饭店的一则新闻稿的范例。 范例：台北福华日本料理 （新闻稿） 花香入味作料理，时令海鲜好滋味台北福华 让您的味蕾饱尝初春滋味每年的三月至五月，樱花的色彩在日本，由北到南酝酿一股温馨的节庆气氛；人们群坐在落黄缤纷的公园草地上，享用着以樱花作为食材的各式餐点。“樱祭料理”在春季进而以樱花的“色、味”推出的应景日本料理：带一点杏仁的樱花，溶入季节的时材中烹调，搭配其清淡自然的原味口感，或是取花之形与色来装点佳肴。 台北福华的海山厅，自日本空运制作樱花料理的特制食材有日本米|笔姜及淡水的樱花虾等，再聘请在日本厨艺界有名的师傅为主厨，设计出一道道结合台湾口味又不失日本风味的樱花料理。此次3月15~31日的樱祭料理，建议的餐前酒是采用具有樱花色泽的梅酒，主菜部分以精选的鲷鱼与鲔鱼生鱼片盛在雕琢成樱花形的白萝卜中，再搭配肉质鲜美的淡水樱虾与素炸白鱼，将春季出产的时令鲜味，搭配得美味无比。 配菜方面也极为用心，诸如看似简易的青豆浓汤，是以青豆打散熬煮，加入鱼浆后，再将百合根染成红色呈樱花的瓣状。其他还有以进口的日本米包蚕豆，及将生香菇切成花瓣状，底铺鱼浆配料，每项都是经过创意及巧思而成。

2． 顾客促销信 参考格式如下：格式一 （署名）先生（女士、小姐）： 第一段：问候顾客。代表公司感谢顾客过去的爱护与支持，强调公司的重视。 第二段：陈述餐厅目前的促销活动及内容：例如开分店、折扣活动、美食活动。 第三段：订餐联络人、分机。未来仍需顾客的支持。欢迎随时提出建言。 第四段：信末敬语。例如：敬祝生意兴隆、顺颂商祺等。 格式二： （署名）先生（女士、小姐）： 第一段：问候客人，感谢顾客过去的爱护与支持。 第二段：说明原因及内容，为何邀请？例如；周年酒会、美食活动、促销活动。 第三段：详细列出活动的细目：日期、时间、地点、邀请人、穿着、凭券入内等。 第四段：重申盛情邀约之意，务必赏光。未来仍需要顾客的支持。 第五段：信末敬语。